Comparando cotizaciones: haciendo que las ofertas de los proveedores sean comparables

Dos ofertas de proveedores para equipos médicos pueden parecer cercanas y aun así ser extremadamente diferentes, porque no hay dos cotizaciones que incluyan las mismas cosas. Una cotización puede incluir instalación y capacitación, otra no. Una puede incluir garantía y contrato de servicio, otra puede ser una caja vacía. Comparar cotizaciones sobre una base equitativa es lo que convierte un montón confuso de números en una decisión. Esta guía muestra cómo hacer que las ofertas de los proveedores sean comparables para que un comprador pueda comparar cotizaciones de equipos médicos de manera justa.

Por qué las cotizaciones no son comparables de entrada

Una oferta para equipos de quirófano no es un precio único. Incluye el dispositivo, las opciones, los accesorios, la instalación, la capacitación, la garantía, los repuestos y el transporte. Dos proveedores pueden agrupar estos elementos de manera diferente, por lo que el número en la página no compara lo mismo. El primer paso es desglosar cada oferta en el mismo conjunto de componentes y asignar un valor a las partes que una oferta incluye y otra no.

Creación de una estructura de cotización común

Elabore una lista de componentes y pida a cada proveedor que cotice según ella. La lista debe cubrir el dispositivo, las opciones y accesorios, la instalación y puesta en marcha, la capacitación, la garantía y el contrato de servicio, los repuestos, y el transporte y las tarifas. Cuando un proveedor cotiza según la misma lista, las ofertas se alinean. Cualquier elemento que un proveedor deje en blanco es una brecha que aclarar, no algo que aceptar.

Desglosando el costo total de propiedad

Un precio de compra más bajo puede ser un dispositivo más caro durante su vida útil. El costo total de propiedad incluye la energía, los consumibles, los repuestos, el servicio y el tiempo de inactividad. Un dispositivo barato de comprar pero caro de operar no es una buena compra. Compare el costo total de propiedad durante la vida prevista, no solo el precio de etiqueta. Aquí es donde un proveedor con un sólido programa de posventa puede ganar por valor en lugar de por precio.

El requisito es el ancla

La cotización debe compararse con el requisito, no con la otra cotización. Si un dispositivo no cumple el requisito clínico, no está en la comparación independientemente del precio. Defina el requisito: la función, la capacidad, la norma que debe cumplir, el espacio en el que debe encajar y el soporte que debe tener. Una oferta de menor precio que no cumple el requisito no es un descuento, es una elección incorrecta. Compare primero el requisito, luego el precio.

Verificación de las afirmaciones del proveedor

Una cotización es tan buena como el proveedor que la respalda. Verifique que el dispositivo cumple la norma requerida, que el proveedor tiene las certificaciones que afirma y que los sitios de referencia son reales. Compruebe un cuadro de evaluación de proveedores y la contrato de servicio posventa antes de decidir. Un proveedor que no puede respaldar sus afirmaciones es un riesgo incluso a un precio bajo.

La negociación y la adjudicación

Una vez que las ofertas están en la misma estructura, negocie el costo total de propiedad y los términos. Adjudique a la oferta que cumpla el requisito al mejor costo total, no al precio de etiqueta más bajo. Confirme que el servicio, la capacitación y la garantía están escritos en el contrato, para que lo que firmó sea lo que recibe. Vea cómo un Programa OEM puede estructurar una relación más duradera.

La autoridad y la referencia

La adquisición de tecnología médica se guía por principios que anteponen el valor, la evidencia y la seguridad del paciente al precio más bajo. La World Health Organization publica orientación sobre la adquisición de tecnología sanitaria y la selección de dispositivos médicos, y su énfasis en una decisión transparente y basada en el valor es la referencia detrás de una comparación justa.

Qué hacer

Construya una estructura de cotización común, valore cada oferta con respecto a ella, compare el costo total de propiedad durante la vida prevista, ancle la decisión al requisito y verifique las afirmaciones del proveedor. Adjudique al mejor costo total que cumpla el requisito. Eso es lo que significa comparar cotizaciones de manera equivalente.

Para la gama de equipos médicos detrás de esta guía, consulte nuestro soluciones página.

Preguntas frecuentes

¿Por qué los presupuestos de equipos médicos no son comparables?

Cada oferta incluye el dispositivo, las opciones, los accesorios, la instalación, la capacitación, la garantía, las piezas y el transporte de manera diferente. Dos proveedores pueden agrupar estos elementos de forma distinta, por lo que el número en la página no está comparando lo mismo.

¿Cómo hago comparables las ofertas de los proveedores?

Cree una lista de componentes y pida a cada proveedor que cotice según ella. Cubra el dispositivo, las opciones, la instalación, la capacitación, la garantía, los repuestos y el transporte, y aclare cualquier línea en blanco.

¿Cuál es el costo total de propiedad?

Es el costo durante la vida útil del dispositivo, incluyendo energía, consumibles, repuestos, servicio y tiempo de inactividad. Un dispositivo barato de comprar puede resultar más caro de operar que uno de mayor precio.

¿Debo adjudicar al precio más bajo?

No. Adjudicación a la oferta que cumple el requisito al mejor costo total de propiedad. Una oferta de menor precio que no cumple el requisito es una elección incorrecta, no un descuento.

The comparison discipline matters even more when you buy medical equipment online, where quotes arrive fast.